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NOTILUS

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Description

Avec Notilus, planifiez, réservez, suivez vos déplacements professionnels ✈️; simplifiez la saisie, la validation, le traitement, l'archivage et le remboursement de vos notes de frais 🧾; optimisez le pilotage de votre parc de véhicules 🚙. Fonction publique : gérez vos missions et états de frais 🏛️. Notilus est la solution digitale du Mobility Management qui accompagne les entreprises dans la gestion des déplacements professionnels de leurs collaborateurs. Notilus c'est 140 professionnels passionnés, 20 ans d'expérience, 2 000 000 d'utilisateurs et plus de 1 500 clients. Avec Notilus, optimisez la mobilité de vos collaborateurs dans l'organisation de leurs déplacements professionnels.

SOLUTIONS AND SERVICES

Notilus est la solution de gestion de la mobilité des collaborateurs. Avec Notilus vos collaborateurs sont en mesure d'optimiser l'organisation de leurs déplacements professionnels tout en centralisant l'information dans un seul et même outil.

La mise en place de la politique voyage d’entreprise (PVE) se doit d’être automatique car elle représente une perte de temps pour vous de vérifier son bon respect. Notre solution répond à ce besoin en intégrant directement votre PVE dans le processus de réservation des déplacements de vos collaborateurs. En tant qu’administrateur, il vous est possible de paramétrer toutes les instances de votre PVE : vos workflow de validation (simple, complexe, multiple, etc.), les types de prestations (avion, train, hôtel, taxi, etc.) et leur catégorisation (les étoiles, les classes, etc.) et ceux en fonction des destinations et/ou des collaborateurs, les prestataires que vous avez choisies en fonction de votre PVE et des besoins de vos voyageurs, destination à risque, autorisée et/ou hors paramètres.

Nous mettons à votre disposition un Hub de communication qui concentre les réservations de services de voyages par le biais d'outils de réservations en ligne ou en lien avec votre agence de voyages. Vous pouvez intégrer tous vos fournisseurs dans notre hub de communication. Nous n’imposons aucun changement, c’est vous qui décidez avec qui vous voulez travailler. Et cette décision n’est bien sûr pas figée dans le temps… Nous disposons de partenariats avec des fournisseurs tels que Carbookr pour la location de voitures, le Portail Entreprises SNCF pour vos billets de train, CDS pour réserver des chambres d'hôtel, Allocab pour commander une course de taxi ou encore AirPlus ou Amex pour gérer le paiement des prestations, mais également avec les principaux self booking tools du marché.

« Mieux vaut prévenir que guérir ». Notilus vous permet d’anticiper au mieux les incidents qui peuvent survenir pour prévenir l’inconfort, le mécontentement voire le danger vis-à-vis de vos collaborateurs. Il est donc essentiel d’avoir une politique de Risk Management dans votre entreprise. En faisant son ordre de mission par notre outil, le voyageur communique à l’entreprise la planification de son déplacement. Grâce à votre PVE intégrée, vous disposez d’un premier niveau d’alerte. De plus, vous pouvez directement dans Notilus communiquer les règles de sécurité en fonction de vos zones « à risque ». Vous êtes amenés à gérer des données à caractère personnel de vos collaborateurs (contact, adresse personnelle, préférences alimentaires, etc.). Depuis mai 2018, vous êtes dans l’obligation juridique de respecter le Règlement général de protection des données (RGPD). Notre solution est conforme à cette réglementation. Nous allons plus loin, Notilus est certifié ISO 27001, norme des plus rigoureuse en matière de sécurité de l’information.

Le temps passé à saisir, valider puis rembourser les notes de frais est un gouffre financier qui empêche tous les collaborateurs d’une société de se concentrer sur leur métier. Afin d’en finir avec ces tâches à faible valeur ajoutée, nous avons créé en 1997, l’un des premiers logiciels de gestion des notes de frais : Notilus.

Finies les erreurs et la double saisie. Connectez Notilus facilement à tout votre écosystème et à votre système d’information. Dématérialisez vos notes de frais et justificatifs de dépenses. Obtenez une meilleure vision sur tous les frais engendrés par les collaborateurs de votre société. Finies les écritures comptables ou la problématique du calcul des frais kilométriques. Avec Notilus, vous pouvez aussi gérer vos déplacements professionnels et même votre flotte automobile. La mobilité en entreprise est gérée dans son ensemble.

Nous vous proposons de bénéficier de la technologie de l’OCR, reconnaissance optique des caractères la plus fiable du marché, avec un taux de reconnaissance supérieur à 90 %. Vos collaborateurs ne saisissent plus la nature, le type de dépense, le montant, la date, ni même la TVA de leurs tickets de caisse. Finie la saisie manuelle mais surtout finies pour vous les erreurs et le double traitement chronophage et coûteux des notes de frais.

Le coût de stockage des notes de frais dans une entreprise peut vite grimper et en outre cela prend une place considérable. En cas de contrôle fiscal, ou URSSAF personne n’a envie de ressortir tous les justificatifs de notes de frais des trois dernières années. En partenariat avec Arkhinéo, solution d’archivage à valeur probante certifiée ISO 27001, NF461 et Tiers de Confiance, vous avez la possibilité de passer au 0 papier avec Notilus. L’application mobile de gestion des notes de frais Notilus est mise à disposition de tous nos clients. Elle est disponible gratuitement sur Android et iOS et permet à vos collaborateurs de stocker leurs justificatifs de notes de frais, dans un coffre-fort sécurisé pendant 10 ans.

Parce que la dématérialisation des justificatifs de notes de frais c’est bien, mais pouvoir exploiter ses données c’est encore mieux, Notilus automatise pour vous la création de reporting personnalisés. En un rien de temps, vous pouvez regrouper les données, les synthétiser, les analyser et les extraire sous le format de votre choix. Obtenez ainsi une visibilité à 360° de vos dépenses professionnelles et ce en temps réel ! Vous craignez une fuite des données ? Nous sommes certifiés ISO 27001, notre hébergement se trouve en France et nous sommes en accord avec le RGPD. Avec notre logiciel pour note de frais, protection des données assurée.

Notre logiciel de gestion des frais s’intègre à la plupart des logiciels comptable, de gestion RH, des ERP… du marché. Notilus automatise les saisies liées à la gestion des notes de frais : rapprochement et gestion comptable (général et analytique), données pour la paie, récupération et traitement automatique de la TVA, etc. Par ailleurs, vous pouvez interfacer Notilus à tout votre écosystème : cartes affaires, cartes de paiement, factures fournisseurs, agendas et rendez-vous, SIRH, etc.

Nos équipes dédiées vous accompagnent durant toutes les phases de votre projet : avant, pendant et après, notamment avec notre service support en France. Vous disposez d’un interlocuteur unique durant le déploiement de votre projet puis d’un chargé de compte qui vous suivra par la suite. Tous les ans nous vous donnons rendez-vous lors d’un club utilisateurs, une journée qui vous est dédiée. Entre convivialité, échanges et co-construction, c’est tout un réseau en activité. Editée par le groupe Français DIMO Software depuis 1997, Notilus compte plus de 130 salariés qui œuvrent chaque jour pour rendre votre quotidien plus simple !

Car l’utilisation d’une solution de gestion de flotte automobile devient quasiment indispensable lorsque votre parc de véhicules commence à être conséquent, nous avons développé un outil pour simplifier votre quotidien : Notilus YourWay.

État de parc, Gestion des affectations et fiches détaillées (véhicules, équipements, aménagements…). Historique des véhicules et changements. Relevés kilométriques et vérification des lois de roulage. Suivi et prédiction de maintenance des véhicules. Anonymisation des données personnelles en un clic. Gestion des sinistres. Gestion automatisée des infractions, connecteur ANTAI

Calcul détaillé et export de la TVS. Suivi des contrats et contrôle des facturations. Import des données fournisseurs automatique. Calcul d’avantages en nature (AEN). Moteur comptable.

Tableaux de bord personnalisables. Suivi quantitatif et qualitatif (analyse centres de coûts, par mois, par type et fournisseur, etc.). Extraction des données et planification des exports. Calcul du TCO

Configuration de la Car Policy. Synchronisation avec le SIV (Système d’Immatriculation des Véhicules) et catalogue de base de données véhicules.

Disponible pour tous nos clients, sur Android et iOS. Informations concernant son véhicule professionnel dans l’application. Possibilité de réaliser l’état des lieux du véhicule en 8 photos. Notifications envoyées par le gestionnaire de flotte (relevés de compteurs, contrôle technique, etc.).

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